| A | B | C | D | E | |
| 1 | Abrechnung | ||||
| 2 | |||||
| 3 | Posten: | Äpfel | Posten: | Birnen | |
| 4 | Menge: | 2 | Menge: | 4 | |
| 5 | Preis/Stück | 0,52 | Preis/Stück | 0,66 | |
| 6 | Preis gesamt | 1,04 | Preis gesamt | 2,64 | |
| 7 | |||||
| 8 | insgesamt: | 3,68 |
Die Tabelle oben sieht richtig hübsch aus. Die Daten sind gut organisiert und der Inhalt ist leicht nachzuvollziehen.
Mitnichten. Die Tabelle sieht zwar gut aus, verletzt aber so ziemlich jede Grundregel einer guten Organisation von Daten.
Diese Art der Datenverarbeitung ist eher eine Anwendung für Datenbanken, daher lohnt es sich, auch hier die für Datenbanken geltenden Grundregeln zu beachten:
Das Beispiel von oben sieht damit folgendermaßen besser aus:
| A | B | C | D | |
| 1 | Abrechnung | |||
| 2 | Posten: | Menge | Preis/Stück | Preis gesamt |
| 3 | Äpfel | 2 | 0,52 | 1,04 |
| 4 | Birnen | 4 | 0,66 | 2,64 |
| 5 | gesamt | 3,68 |
Die Tabelle ist nicht nur kürzer, sondern im eigentlichen Datenbereich von Zeile 3-4 haben alle Spalten die selbe Bedeutung (siehe Überschriften in Zeile 2). Weiterhin enthält jede Zelle nur ein Datum und die berechneten Werte befinden sich rechts (Spalte D).
Es ist erstaunlich, wie viele Tabellen man sieht, in denen das nicht der Fall ist.
| A | B | |
| 1 | Name, Vorname | Adresse |
| 2 | Mustermann, Thomas | Musterstraße 1a, 08150 Musterstadt |
| 3 | Musterfrau, Andrea | Musterweg 15, 12345 Musterhausen |
In der oben stehenden Tabelle ist offensichtlich, dass Name und Vorname nicht in der selben Zelle stehen dürfen. Aber was ist mit der Adresse? Auch hier sind unterschiedliche Daten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) in der selben Zelle. Um Daten sinnvoll und flexibel verarbeiten zu können, sollten die Daten in unterschiedlichen Zellen stehen:
| A | B | C | D | E | F | G | |
| 1 | Name | Vorname | Straße | Hausnr | Zusatz | PLZ | Ort |
| 2 | Mustermann | Thomas | Musterstraße | 1 | a | 08150 | Musterstadt |
| 3 | Musterfrau | Andrea | Musterweg | 15 | 12345 | Musterhausen |
Es wird sich noch zeigen, dass es einfacher ist, in Excel Daten zusammenzusetzen, als sie zu trennen.
In der unten stehenden Tabelle weist die Spalte B immer den selben Wert 1,19 als Faktor zur Umrechnung von netto zu brutto auf.
| A | B | C | |
| 1 | Preis netto | MwSt. | brutto |
| 2 | 0,25 | 1,19 | 0,30 |
| 3 | 0,27 | 1,19 | 0,32 |
| 4 | 0,02 | 1,19 | 0,02 |
| 5 | 0,84 | 1,19 | 1,00 |
| 6 | 0,24 | 1,19 | 0,29 |
| 7 | 0,52 | 1,19 | 0,62 |
Es ist günstiger, diesen Wert nicht mehrfach einzutragen, sondern aus einer Zelle (hier B1) zu referenzieren. Zwar ist im Beispiel offensichtlich, welche Zellen bei einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes angepasst werden müssten, in größeren Arbeitsmappen verliert man jedoch schnell den Überblick.
Die Formeln zu Berechnung des Bruttowertes in der unten stehenden Tabelle referenzieren die Zelle B1. Eine Änderung dieser Zelle führt damit zur Neuberechnung aller betroffenen Werte.
| A | B | |
| 1 | MwSt. | 1,19 |
| 2 | Preis netto | brutto |
| 3 | 0,25 | 0,30 |
| 4 | 0,27 | 0,32 |
| 5 | 0,02 | 0,02 |
| 6 | 0,84 | 1,00 |
| 7 | 0,24 | 0,29 |
| 8 | 0,52 | 0,62 |
Auch wenn sich dieser Hinweis offensichtlich anhört, habe ich schon selbst Tabellen gesehen, in denen das nicht der Fall war. Meist kommt vom Ersteller der Hinweis, dass es schneller ginge, die Werte mit dem Taschenrechner auszurechnen, als sie von Excel berechnen zu lassen. In vielen anderen Fällen wusste der Ersteller nicht, wie man das ausrechnen kann und schloss daraus, dass es unmöglich sei.
Mit Excel kann fast alles, was berechnet werden kann, berechnet werden. Hierzu ein Beispiel:
In einer Tabelle oben stand die gesamte Adresse in einer Zelle ("Musterstraße 1a, 08150 Musterstadt").
Kann man aus dieser Adresse per Formel die Postleitzahl ermitteln?
Folgende Formel liefert die Postleitzahl: =TEIL(B2;SUCHEN(", ";B2;1)+2;5)
Wie das genau funktioniert, wird in einem anderen Kapitel beleuchtet. Grundsätzlich gilt:
Wenn man eine Vorschrift angeben kann, wie aus vorhandenen Daten ein bestimmter
Wert ermittelt werden kann, dann kann es fast immer mit Excel berechnet werden.
Gerade in umfangreichen Projekten kann es vorkommen, dass der Inhalt auf den ersten Blick plausibel aussieht, die Tabelle aber dennoch einen Fehler enthält. Das kann durch einen Logikfehler in einer Formel entstehen oder dadurch, dass Formeln in alle Zellen korrekt eingetragen wurden.
Die Konsequenzen dieser Fehler können gravierend sein, wenn die Auswertung Grundlage für Investitionen, Planungen oder Diszuplinarmaßnahmen oder ähnliches ist.
Hier empfiehlt es sich, ein eigenes Tabellenblatt mit Plausibilitätsprüfungen einzubauen. Diese sollten so gestaltet sein, dass Formelfehler oder Fehler in den Rohdaten mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Fehlerwerten oder leicht ersichtlichen Abweichungen führen.
Hierzu ein Beispiel: Für eine Auswertung sollen Daten aus zwei unterschiedlichen Quellen abgeglichen werden. Die Auswertung selbst wird immer für einen bestimmten Tag erstellt.
Um Fehler erkennen zu können, wird auf dem Auswertungsblatt oben das Datum genannt. Die Zelle daneben enthält eine Formel, die die Rohdaten daraufhin überprüft, ob sie dieses Datum enthalten. Bei einer Abweichung wird der Text Daten fehlerhaft ausgegeben.
Diese Prüfung stellt sicher, dass man nicht versehentlich das Datum anpasst, die Rohdaten jedoch nicht. Weiterhin wird geprüft, ob der Zeitraum der Rohdaten mit dem der Auswertung übereinstimmt. Das erfasst zwar nicht alle Fehler, die häufigsten werden jedoch erkannt.