Tabellenkalkulationen leben davon, Werte in anderen Zellen zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, diese Zellen adressieren zu können. Aktuell sind zwei Bezugssysteme gebräuchlich: Das ältere Z1S1-Bezugssystem und das neuere A1-Bezugssystem. Letzteres kommt fast immer zum Einsatz. Zum Verständnis ist es jedoch besser, einen Blick auf das ältere System zu werfen, da das neuere das selbe Verhalten zeigt.
Wichtig ist hierbei, die Begriffe relativ und absolut zu unterscheiden. Diese Begriffe spielen dann eine Rolle, wenn man einen Bezug in eine andere Zelle kopiert. Daher beginnt diese Erläuterung mit dem heute ungebräuchlicheren Z1S1-System.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 1 | Z1S1 | Z1S2 | Z1S3 | Z1S4 | Z1S5 |
| 2 | Z2S1 | Z2S2 | Z2S3 | Z2S4 | Z2S5 |
| 3 | Z3S1 | Z3S2 | Z3S3 | Z3S4 | Z3S5 |
| 4 | Z4S1 | Z4S2 | Z4S3 | Z4S4 | Z4S5 |
| 5 | Z5S1 | Z5S2 | Z5S3 | Z5S4 | Z5S5 |
Das Z1S1-Bezugssystem ist daran erkennbar, dass nicht nur die Zeilen, sondern auch die Spalten mit Zahlen beschriftet sind. In allen Angaben steh dabei das Z für Zeile und das S für Spalte. Die Nummerierung beginnt dabei immer mit 1. Die Tabelle oben illustriert, wie die Zellen benannt werden.
Die Angabe Z1S1 adressiert damit immer die Zelle oben links, Z2S1 die Zelle darunter und Z1S2 die Zelle rechts neben der ersten.
Kopiert man einen solchen Bezug in eine andere Zelle, bleibt die Formulierung erhalten, d.h. Z4S5 ist ein absoluter Bezug auf die Zelle in der 4. Zeile und der 5. Spalte.
Relative Adressierung ist ebenso möglich. In diesem Fall wird die Abweichung zur aktuellen Zelle in Klammern gesetzt. Z(0)S(-1) adressiert damit die Zelle, die sich links neben der aktuellen Zelle in der selben Zeile befindet. Die Zelle unter der aktuellen wird entsprechend mit Z(1)S(0) bezeichnet.
Auch diese Formulierung bleibt beim Kopieren erhalten, daher bezieht sich Z(1)S(1) immer auf die Zelle rechts unterhalb der aktuellen, egal, in welcher Zelle dieser Bezug steht. Nehmen wir zum Beispiel an, in der Zelle Z3S3 sei als Referenz Z(-2)S(-2) eingetragen, dann wird damit Z1S1 adressiert (in der Tabelle blau hinterlegt). Kopiert man die selbe Referenz in Z3S4, so bezieht sie sich auf Z1S2 (in der Tabelle rot hinterlegt).
Diese relativen Bezüge werden in Tabellen wesentlich häufiger benötigt als absolute Bezüge. Die meisten Formeln sehen sinngemäß so aus: =Z(0)S(-2)*Z(0)S(-1) (fülle diese Zelle mit dem Produkt der beiden Zellen links daneben).
Weiterhin ist es möglich, absolute und relative Bezüge zu koppeln. Zum Beispiel bezieht sich Z1S(0) auf die Zelle in der ersten Zeile, die in der aktuellen Spalte steht. Z(0)S1 adressiert entsprechend die erste Spalte der aktuellen Zeile.
Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass sich die Formulierung eines Bezugs nicht ändert, wenn dieser kopiert wird. Der Nachteil besteht darin, dass man bei relativen Bezügen erst rechnen muss, auf welche Zelle sie sich beziehen.
| A | B | C | D | E | |
| 1 | $A$1 | $B$1 | $C$1 | $D$1 | $E$1 |
| 2 | $A$2 | $B$2 | $C$2 | $D$2 | $E$2 |
| 3 | $A$3 | $B$3 | $C$3 | $D$3 | $E$3 |
| 4 | $A$4 | $B$4 | $C$4 | $D$4 | $E$4 |
| 5 | $A$5 | $B$5 | $C$5 | $D$5 | $E$5 |
Heute wesentlich gebräuchlicher ist das A1-Bezugssystem. In diesem werden die Spalten mit Buchstaben und die Zeilen mit Zahlen beschriftet. A1 adressiert hier die Zelle in der ersten Spalte der ersten Zeile. Wichtig hierbei ist, dass A1, obwohl eine genaue Zelle benannt wird, ein relativer Bezug ist.
Hierzu ein Beispiel: Verwendet man in der Zelle C3 die Referenz A1, so ist diese gleichbedeutend zur Formulierung Z(-2)S(-2) im Z1S1-System. Kopiert man diese Referenz eine Zelle nach rechts in D3, so muss sie die Zelle B1 adressieren. Excel setzt das auch genau so um, d.h. kopiert man eine Formel in eine andere Zelle, so werden alle relativen Bezüge umgeschrieben. Während also im Z1S1-System die Bezüge immer gleich lauten, die adressierte Zelle jedoch nicht sofort zu erkennen ist, ist im A1-System zwar die adressierte Zelle immer erkennbar, dafür wird jedoch der Bezug beim Kopieren oder Verschieben umgeschrieben.
Um einen Bezug im A1-System absolut zu machen, wird dem entsprechenden Teil ein $-Zeichen vorangestellt. Eine Formel, die sich auf $A$1 bezieht, wird dies immer tun, egal, in welche Zelle man sie verschiebt oder kopiert. Aus diesem Grund sind in der Tabelle oben absolute Zelladressen angegeben.
Auch hier ist eine Mischung von relativen und absoluten Bezügen möglich. Zum Beispiel kann man in der Zelle C5 die erste Spalte der aktuellen Zeile mit $A5 referenzieren und die erste Zeile der aktuellen Spalte mit C$1. Diese Bezüge werden beim Kopieren in andere Zeilen und Spalten korrekt angepasst.
Am Besten versuchen Sie das selbst: Erstellen Sie ein neues Dokument, füllen Sie B1 bis K1 mit den Zahlen 1 bis 10 und die Zellen A2 bis A11 ebenso mit den Zahlen 1 bis 10. Danach tragen Sie in B2 folgende Formel ein =B$1*$A2 und füllen diese Formel im Bereich B2 bis K11 nach rechts und unten aus. Sie erhalten das kleine Einmaleins. Klicken Sie nun die einzelnen Zellen an und prüfen Sie, wie Excel den in B2 eingegebenen Bezug beim Kopieren/Auffüllen angepasst hat. Für die Zahlen 1 bis 5 finden Sie das Beispiel in der Tabelle unten. Dabei wird in allen Zellen, die eine Formel enthalten, diese in Klammern hinter dem Ergebnis angegeben.
| A | B | C | D | E | F | |
| 1 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 2 | 1 | 1 (=B$1*$A2) | 2 (=C$1*$A2) | 3 (=D$1*$A2) | 4 (=E$1*$A2) | 5 (=F$1*$A2) |
| 3 | 2 | 2 (=B$1*$A3) | 4 (=C$1*$A3) | 6 (=D$1*$A3) | 8 (=E$1*$A3) | 10 (=F$1*$A3) |
| 4 | 3 | 3 (=B$1*$A4) | 6 (=C$1*$A4) | 9 (=D$1*$A4) | 12 (=E$1*$A4) | 15 (=F$1*$A4) |
| 5 | 4 | 4 (=B$1*$A5) | 8 (=C$1*$A5) | 12 (=D$1*$A5) | 16 (=E$1*$A5) | 20 (=F$1*$A5) |
| 6 | 5 | 5 (=B$1*$A6) | 10 (=C$1*$A6) | 15 (=D$1*$A6) | 20 (=E$1*$A6) | 25 (=F$1*$A6) |
Die Vorteile des A1-Bezugssystems sind, dass die adressierte Zelle immer direkt zu erkennen ist und die häufig benötigten relativen Bezüge sehr kurz formuliert werden können. Der Nachteil besteht darin, dass sich die Formulierung des Bezugs je nach Zielzelle ändert. Ebenso ist es leicht möglich, zu übersehen, dass ein Bezug relativ gesetzt wurde. Dadurch können beim automatischen Auffüllen von Zellen mit Formeln für ungeübte schwer zu erkennende Fehler entstehen.
Bereiche werden in beiden Bezugssystemen angegeben, indem die linke, obere und die rechts, untere Ecke des zu benennenden Bereiches genannt wird. Die Angabe A1:B3 umfasst damit die Zellen A1, A2, A3, B1, B2 und B3.
Microsoft Excel und einige Open- und Libreoffice Calc Versionen erlauben es, bei Bezügen abzukürzen. A:C umfasst dabei alle Zeilen der Spalten A, B, und C. Ebenso umfasst 1:3 alle Spalten der Zeilen 1, 2 und 3.
Die oben genannten Bezüge sind alle relative Bezüge. Die absoluten Varianten ergeben sich auch hier durch Voranstellen eines $-Zeichens.